Wie is ESQ Advocaten?

ESQ Advocaten is een maatschap. Binnen de maatschap zijn twee maten actief. Deze maten zijn zelf advocaat. Daarnaast zijn er aan ESQ Advocaten nog twee advocaten verbonden, als ook een secretaresse en een financieel medewerkster. Daarnaast werkt ESQ Advocaten regelmatig samen met stagiaires. ESQ Advocaten voert de handelsnaam Voordeelscheiding.

Bescherming van uw persoonsgegevens

ESQ Advocaten hecht veel waarde aan de bescherming van uw persoonsgegevens. Wij zeggen daarom toe dat wij:

  • de privacy wet- en regelgeving in acht nemen;
  • uw gegevens zorgvuldig verwerken;
  • uw gegevens niet doorgeven of doorverkopen aan derden, tenzij dit uit hoofde van een wettelijke verplichting noodzakelijk is;
  • uitsluitend samenwerken met andere partijen als dit voor de behandeling van uw dossier noodzakelijk is.

Met deze privacyverklaring wil ESQ Advocaten u informeren waarom en onder welke voorwaarden wij bepaalde persoonsgegevens verzamelen, vastleggen en verwerken.

Welke persoonsgegevens gebruikt ESQ Advocaten en waarom doen wij dit?

Persoonsgegevens zijn gegevens die direct betrekking op u hebben ofwel naar u te herleiden zijn of naar een overige natuurlijke persoon. Denk hierbij aan NAW-gegevens of een burgerservicenummer. Wij verwerken deze gegevens om u op een goede wijze van dienst te kunnen zijn.

Om uw dossier in behandeling te kunnen nemen, hebben wij persoonsgegevens van u en alle overige betrokkenen nodig. Alleen zo kunnen wij bijvoorbeeld toetsen of u in aanmerking komt voor gefinancierde rechtsbijstand, maar de gegevens zijn ook nodig om u op de hoogte te kunnen houden en om bijvoorbeeld de rechtbank te kunnen informeren wie u bent.

Daarnaast gebruiken wij uw persoonsgegevens om u van (mogelijk) relevante informatie te voorzien en om u op de hoogte te houden van acties en aanbiedingen. Dit laatste doen wij alleen als wij uw expliciete toestemming daarvoor hebben.

Wie kan uw gegevens inzien?

Uitsluitend onze medewerkers en in uitzonderlijke gevallen derde-partijen, zoals de leverancier van ons cliënt registratiesysteem “CCLaw” (Clip Consultants) en onze ICT parner (Really-IT) hebben toegang tot uw gegevens. Al onze medewerkers en samenwerkende partijen hebben een geheimhoudings- en of verwerkersovereenkomst gesloten. Ons beleid is dat een medewerker niet meer gegevens inziet dan strikt noodzakelijk is. Echter, omdat onze advocaten elkaar bij ziekte en afwezigheid dienen te vervangen, is het onmogelijk om toe te zeggen dat alleen uw behandelend advocaat de gegevens inziet. Uiteraard zijn onze gebouwen, computers en netwerken goed beveiligd.

Indien u gebruik maakt van een toevoeging, dan worden uw gegevens aan de Raad voor Rechtsbijstand toegezonden. Indien u een gerechtelijke procedure start of hierin wordt betrokken, dan ontvangt de Rechtspraak eveneens uw persoonsgegevens.

Bijzondere situaties

In bijzondere situaties kunt u ons vragen om extra beveiligingsmaatregelen voor uw persoonsgegevens, bijvoorbeeld omdat u op een geheim adres woonachtig bent.

Opdrachtbevestiging

In de opdrachtbevestiging die met u is gesloten leest u als volgt:

Bescherming Persoonsgegevens

1. ESQ Advocaten verzamelt persoonsgegevens, waaronder uw NAW-gegevens, burgerservicenummer en e-mailadres. Wij doen dit met de volgende redenen:

a. Om u te informeren over het dossier dat u ons uit handen hebt gegeven. Gelet op de bewaartermijn waaraan ESQ Advocaten dient te voldoen zullen wij uw persoonsgegevens tot 7 jaar na het archiveren van uw dossier bewaren. Dit is tevens van belang om u in deze periode te kunnen informeren over mogelijk nog te ontvangen brieven van derden.

b. Om u gevraagd en ongevraagd te kunnen informeren over ontwikkelingen en mailings over onderwerpen die voor u relevant zouden kunnen zijn. Indien wij u tevens mogen benaderen voor overige acties, dan kunt u dit bij de ondertekening aanvinken. U mag zich te allen tijde afmelden door een advocaat te sturen naar uw advocaat.

2. U hebt te allen tijde recht op inzage, wijziging, wissen en het ontvangen van de verzamelde gegevens. U hebt het recht een klacht in te dienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) als u van mening bent dat ESQ Advocaten niet correct met uw persoonsgegevens omgaat.

3. Uw persoonsgegevens worden bewaard in een digitaal systeem waar uitsluitend de gemachtigde medewerkers van ESQ Advocaten toegang toe hebben.

4. Het volledige en meest actuele privacy beleid kunt u vinden via de website: http://www.esq-advocaten.nl/medewerkers/privacybeleid-esq-advocaten/ of wordt u op verzoek toegezonden.

Internet

Op onze websites wordt geen gebruik gemaakt van (commerciële) cookies. Wel wordt uw e-mailadres en/of telefoonnummer gevraagd als u via het speciale contactformulier aangeeft contact met ons kantoor te wensen. Deze aanvragen komen rechtstreeks bij het secretariaat terecht. Reageert u nooit met achterlating van uw persoonsgegevens op een bericht dat ESQ Advocaten op sociale media zoals LinkedIn en Facebook plaatst. Stuurt u in dat geval altijd een e-mail naar info@esq.nl of neem telefonisch contact op via 0162-523033.

Informatie opvragen

Wanneer u informatie over een lopend dossier wenst, dan kunnen wij u deze informatie pas geven als voldoende duidelijk is wie u bent (dit is identificeren) en u ook daadwerkelijk de persoon bent die u zegt te zijn (dit is authenticeren). Wij verstrekken geen specifieke gegevens over uw dossier via de telefoon of via e-mail zonder dat wij zeker weten dat wij u aan de telefoon hebben of een e-mail van uw e-mailadres afkomstig is. Indien u anderen toestemming wilt geven om uw dossier af te handelen, dan vragen wij u dit per schriftelijke machtiging te regelen. Alleen op die manier kunnen wij misbruik of onjuist gebruik van uw gegevens voorkomen.

Rechten van de cliënt

U hebt het volgende recht met betrekking tot uw eigen persoonsgegevens:

  • Recht op inzage in door ons vastgelegde persoonsgegevens;
  • Recht op het indienen van een verzoek tot correctie of verwijdering van uw persoonsgegevens;
  • Recht om bezwaar te maken tegen bepaalde wijzen van gebruik van uw persoonsgegevens;
  • Recht op dataportabiliteit

In sommige gevallen kunnen of mogen wij geen wijziging of verwijdering doorvoeren. Bijvoorbeeld als dat in strijd met wet- en regelgeving is. Een verzoek tot inzage of correctie kunt u indienen via info@esq.nl of door uw behandelend advocaat te benaderen. Binnen vier weken ontvangt u dan een reactie van ons.

Bij klachten vragen wij u om onze interne klachtenprocedure te doorlopen. U vindt de meest actuele versie van deze procedure via:

http://www.esq-advocaten.nl/medewerkers/klachtenregeling/ . Als u het niet eens bent met de wijze waarop ESQ Advocaten met uw persoonsgegevens omgaat, kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Archiveren

ESQ Advocaten bewaart uw persoonsgegevens op de volgende wijzen:

  • Een aanvraag wordt uiterlijk één jaar na ontvangst verwijderd uit ons (digitale) cliënt registratiesysteem, tenzij er een overeenkomst van opdracht op de aanvraag is gevolgd;
  • Uw dossier wordt tot 7 jaar na het beëindigen van de behandeling verwijderd uit de afgesloten dossierkast, tenzij er een andere wettelijke bepaling geldt waardoor wij de gegevens langer dan 7 jaar dienen te bewaren;
  • Uw digitale dossier wordt tot 7 jaar na het beëindigen van de behandeling verwijderd, tenzij er een andere wettelijke bepaling geldt waardoor wij de gegevens langer dan 7 jaar dienen te bewaren;
  • Financiële gegevens kunnen buiten uw dossier worden bewaard, indien specifieke wettelijke bepalingen zulks bepalen.

Bij het beëindigen van een dossier wordt de informatie die niet door ESQ Advocaten behoeft te worden bewaard aan u geretourneerd dan wel wordt deze informatie direct vernietigd indien u de informatie eerder van ons hebt ontvangen.

Tot slot

Dit privacybeleid zal regelmatig worden getoetst aan de meest actuele wet- en regelgeving. Zo nodig wordt op die momenten ook het beleid aangepast.

ESQ Advocaten, 22 mei 2018